HP Pavilion Slimline s5500la Manual de usuario

UNIVERSIDAD VERACRUZANA Instituto de Investigaciones y Estudios Superiores de las Ciencias Administrativas Propuesta conceptual de un Sistema de Ges

2 El segundo capítulo, contiene una descripción de la Universidad Veracruzana, la Dirección General de Investigaciones y la Unidad de Gestión

92 11.6 Pantalla de la Captura de Facturas Está pantalla sirve capturar el registro de cada factura, por proyecto, etapa, indicando los

93 11.7 Pantalla de Cheques En esta pantalla se van capturando los cheques que se han expedido, engloba la fecha de elaboración del cheque, el nombre

94 11.8 Pantalla de captura de Cheques La captura de los cheques es muy sencilla, cada casilla de manera general permite ir especificando

95 11.9 Pantalla de las Conciliaciones Bancarias Al administrar cualquier proyecto, siempre es necesario llevar un registro contable interno y coteja

96 11.10 Pantalla de la Captura de Conciliación El la figura 26 se muestra como se realiza la captura de los estados de cuenta, solo se asigna la fec

97 11.11 Pantalla de los Catálogos Al diseñar la propuesta del sistema, se considero indispensable generar la pantalla de los Catálog

98 Figura 28. Pantalla del Catálogo de Cuentas Fuente: Elaboración propia en octubre del 2012

99 Figura 29. Pantalla del Catálogo de Proveedores/Beneficiarios Fuente: Elaboración propia en octubre del 2012

100 Figura 30. Pantalla del Catálogo de Tipos de Proyectos Fuente: Elaboración propia en octubre del 2012 Figura 31. Pantalla del Catálogo de Respo

101 Figura 32. Pantalla del Catálogo de Responsables Administrativos Fuente: Elaboración propia en octubre del 2012 Figura 33. Pantalla del Catálog

3 CAPITULO I. LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN Y LA GESTIÓN DE PROYECTOS DE INVESTIGACIÓN FINANCIADOS 1. Introducción El presente capitulo tiene como obj

102 12. Conclusiones Durante el desarrollo del tercer capítulo, se llevó a cabo un estudio metodológico que sirvió de base para identificar la

103 CONCLUSIÓN GENERAL Este trabajo además de describir en su primer capítulo conceptos relacionados con el diseño de sistemas de informac

104 En la fase de Diseño, además de determinar los objetivos del SIGEPI, fueron definidos los usuarios del sistema, las políticas

105 REFERENCIAS Aguirre Sábada, Alfredo. (1992). Fundamentos de Economía y Administración de Empresas. México D.F.:Ediciones Pirámide, S.A. Baca Urbi

106 Zambrano, Killian. (2004). Planificación y Control de la Producción Pública. México:Editorial Lito Formas Consultas internet CONACYT (2

107 Universidad Veracruzana (2011-1). Semblanza. Recuperado en junio del 2011 del sitio Web de la Universidad Veracruzana: http://www.uv.mx/uni

108 ANEXOS Anexo 1 Cuestionario Análisis de puestos 1.- Indicar el nombre del puesto 2.- Mencionar clave del puesto 3.- Describir el objetivo

109 10.- Señalar las organizaciones con las que mantiene tiene una relación externa de trabajo y para que: Con que organización Para qué

110 Anexo 2 Cuestionario de procedimiento Nombre del procedimiento: __________________________________________________________________ En caso de

111 Describa brevemente las actividades que se llevaban a cabo para la realización del procedimiento: Paso Actividades Responsable Formas y/o docum

4 “Un conjunto de procedimientos, procesos, métodos, rutinas, técnicas o máquinas y equipos, unidos por alguna forma de interacción regulada

112 Dibujar el flujograma del procedimiento

113 Anexo 3. Estructura Física A continuación se presenta la distribución física de la Unidad de Gestión de proyectos para localizar los espacios en

114 Distribución Física Actual En la Figura 35 se muestra la actual distribución física de la UGP, así como la red existente, misma que sólo cumple c

115 Propuesta de Distribución Física Figura 36. Propuesta de la Distribución Física para la UGP De acuerdo a la confidencialidad de la infor

116 Presupuesto para la implementación del Sistema de Información para la Gestión de Proyectos de Investigación El equipo que se encuentra e

117 Equipo de Cómputo Actual Actualmente se cuenta con 4 equipos, uno de ellos es la computadora HP Pavilion Slimline s5500la Desktop PC, un mul

118 e. Un No Break APC modelo BE350U capacidad 350 va / 200 watts cuenta con las siguientes características: protección hasta 27 minutos prote

119 Tabla 13. Presupuesto de los Consumibles PRESUPUESTO DE LOS CONSUMIBLES ARTICULO PIEZAS PRECIO UNITARIO TOTAL Toner 78A 1 $ 1, 395.00 $ 1, 395.00

120 Material de Oficina Papelería Actualmente la Unidad de Gestión de Proyectos, para la realización de sus actividades consume artículo

121 Monto de Inversión La siguiente tabla 16 muestra un aproximado de los gastos que se generarían en el primer año que se pusiera en marcha la prop

5 2.2 Funciones básicas de un sistema de información De acuerdo con Cohen y Asín (2005) un sistema de información deberá realizar las siguientes acti

122 Descripción del mobiliario propuesto Escritorio Descripción: estación de trabajo en "L" en laminado color cerezo, cuenta con

123 Silla Secretarial Descripción: base de nylon de cinco puntas con ruedas, ajuste neumático de altura, tapizado en tela color negro, ma

124 Equipo para SITE Total de inversión $ 16,400.00 Pesos Optiplex 790 DT Procesador Intel® Core™ i5 2400 Processor (3.1GHz, 6M) Sistema Operativo Wi

125 Multifuncional Serie HP LaserJet Pro M1536 MFP Manejo de papel estándar salida Bandeja salida de 100 hojas Opciones de impresión a doble cara Aut

126 LaserJet Pro P1102w Manejo de papel estándar/entrada Bandeja de entrada de 150 hojas, ranura prioritaria de 10 hojas Manejo de papel estándar sal

127 Consumibles Cartucho de tóner negro HP CE278A (78A) Cartucho de tóner negro HP CE278A (78A) Anexo 4 Material para el cableado Precio

128 Canaletas Precio $80.00 Canaleta Thorsmex Modelo Canaleta TMK Color Blanco Presentación 2 tramos de 1.10 m con cuatro taquetes y 4 pijas Plug Pr

6 Laudon & Laudon (2008) presentan gráficamente las funciones de un sistema de información en la siguiente figura. Figura 1. Funciones de un sist

7 Por su parte, Kendall & Kendall (2005), mencionan que los sistemas de información, pueden tener como objetivos:  Apoyar en el mejo

8 2. Sistemas de apoyo a las decisiones. Son sistemas que facilitan la toma de decisiones para los mandos medios y la alta administración, por lo qu

9 Los mismos autores (Cohen y Asin, 2005), proponen cuatro tipos de sistemas que ayudan a la toma de decisiones, a continuación se enlistan los sigu

10 2.5 Etapas para el desarrollo de sistemas de información Laudon & Laudon (2008), mencionan que las actividades involucradas en la ge

11  Definir los problemas principales que presenta el sistema actual o la situación actual en términos de las personas que se en

Este trabajo es resultado de muchos esfuerzos y no solo míos sino de todas las personas que rodean mi vida y que ocupan un lugar importante en m

12  Se proporciona entrada efectiva para el sistema de información mediante el uso de técnicas para el buen desarrollo de formas y pantallas.  Se

13  El mantenimiento del sistema y su documentación comienzan en esta fase y se efectúan rutinariamente a lo largo de la vida del sistema de inform

14 Tabla 1. Etapas del ciclo de vida de los sistemas KENETH E. KENDALL (Kendall & Kendall, 2005) JAMES A. SENN (Senn, 1991) LAUDON & LAUDON

15 3. Bases de Datos 3.1 Concepto George Beekman (1995) define como base de datos a la “Colección de información almacenada en forma organ

16 En lo que respecta al registro, se encontrará en cada fila la información completa en cada una de las columnas antes mencionadas. En el

17 Un objeto puede definirse por sus características, atributos y procedimientos. Las características pueden ser texto, sonido, gráfic

18 b. Introducción y edición de datos: después de que se establece la tabla, se introducen los datos. c. Ver datos usando filtros y formulario

19 2. La implementación de bases de datos consiste en crear la base de datos ajustándose a las especificaciones del DBMS seleccionado, así c

20 Desventajas  Obtener software costoso. Los DBMS pueden representar un gasto sustancial para una organización pequeña.  Obtener una co

21 La figura 2 muestra otra forma de ver un proceso proyectual. El objeto de un proyecto, por lo general, es obtener un resultado, en

DEDICATORIAS A MI MADRE: mi ejemplo a seguir, de ti aprendí a caer y levantarme del panorama más difícil, ahora eres un ángel que ilumina, cuida y

22 4.1 Tipos de Proyectos Cada autor opta por una clasificación de los proyectos atendiendo a algún parámetro concreto, con lo que res

23  Proyecto Industrial: comienzan y terminan en sí mismos, dando lugar a un producto o servicio terminado, como los demás proyectos, involucran un

24 4.3 Ciclo de Vida de un Proyecto De acuerdo con los autores Gido y Clements (1999), existe un ciclo de vida de los proyectos como lo muestra la fi

25 4.4 Realizar el Proyecto En la fase del ciclo de vida del proyecto consta de dos partes: hacer su planeación detallada y después poner en prá

26 4.5 Terminación del Proyecto La última fase del ciclo de vida del proyecto se inicia después que se ha completado el trabajo del

27  Gestión de la Comunicación.  Gestión de Riesgos.  Gestión de Compras. En los proyectos simples, o de pequeño tamaño, a menudo la gestión s

28 4.7 Proyectos Informáticos Como se ha mencionado anteriormente, un proyecto surge cuando existe una necesidad humana por satisfacer y la

29 4.8 Evaluación de un Proyecto Después de analizar e identificar el proceso por el cual se lleva a cabo un proyecto, es importante

30 Cualquier persona que pretende realizar un estudio y la evaluación de un proyecto, ya sea estudiante, investigador, consultor de empre

31 Para finalizar, en cualquier proyecto se deberá presentar una conclusión general, en la cual se expongan las bases cuantitativas para tomar la dec

ÍNDICE INTRODUCCIÓN GENERAL ... 1 CAPITULO

32 CAPITULO II. LOS PROYECTOS FINANCIADOS QUE COORDINA LA DIRECCIÓN GENERAL DE INVESTIGACIONES DE LA UNIVERSIDAD VERACRUZANA 1. Introducción Despué

33 En su creación, se hace cargo de las escuelas oficiales artísticas, profesionales, especiales y de estudios superiores de la entidad. Retoma las a

34 Para la década de los noventas y hasta nuestros días, la Universidad Veracruzana al igual que otras IES del país, ha enfrentado nuevos r

35 De acuerdo con la reglamentación universitaria (Universidad Veracruzana, 1996), las funciones sustantivas de la Universidad Veracruzana son

36 Las tareas de esta área funcional, son coordinadas por la Dirección General de Investigaciones, que depende a su vez de la Secretaria Aca

37 Visión. La investigación de la Universidad Veracruzana será reconocida a nivel Nacional e Internacional por su calidad y pertinencia, además será

38 b. Ejes del desarrollo de conocimiento Son las líneas estratégicas del desarrollo del conocimiento que inciden sobre el trabajo de investigac

39 Para cumplir con su objetivo, la Coordinación de la Unidad de Proyectos, funciona como Responsable Administrativo de dichos proyectos, los

40 En los siguientes párrafos, se describen brevemente algunas características de dichos organismos así como los lineamientos generale

41 Para ello, apoya diferentes programas con el objetivo de cumplir con las premisas antes mencionadas. En la siguiente tabla, se listan algunos de s

4.2 Consejo Veracruzano de Ciencia y Tecnología (COVECYT) ... 44 5. Conclusiones ...

42 Para el otorgamiento de recursos en cada uno de sus programas, CONACYT, emite convocatorias a través de las cuales establece los lineam

43 Referente Lineamiento ESTRUCTURA Y CARACTERISTICA 1. Se deberá llenar el formato disponible que se encuentra en la página electrónica

44 4.2 Consejo Veracruzano de Ciencia y Tecnología (COVECYT) El Consejo Veracruzano de Ciencia y Tecnología, tiene como misión fomentar, im

45 Tabla 4. Ejemplo de lineamientos de convocatoria COVECYT-FOMIX Referente Lineamiento PARTICIPANTES 1. Instituciones de Educación Superior (IES).

46 RESTRICCIONES a. Los miembros del Comité Técnico y de Administración, no podrán solicitar apoyo del Fondo. b. No se evaluarán las propuestas

47 CAPITULO III PROPUESTA CONCEPTUAL DE UN SISTEMA DE GESTIÓN DE PROYECTOS DE INVESTIGACIÓN (SIGEPI) CON FINANCIAMIENTO EXTERNO A LA UNIVERSIDAD VER

48 Además de esta introducción, en el capítulo se identifica el problema; se señalan los objetivos general y específicos; se puntualiza el diseño y t

49 En la Dirección General de Investigaciones de la Universidad Veracruzana a partir de 2006, se creó la Unidad de Gestión de Proyectos (UGP) la cual

50 Los proyectos que se administran, requieren no sólo de la adquisición de equipo sino también de la contratación de becarios y personal por honorar

51  Analizar las necesidades técnicas y de información que se requieren para elaborar la propuesta conceptual del sistema.  Diseñar preliminarmen

11.2 Pantalla para Captura de Proyectos ... 88 11.3 Pantalla de las

52 Figura 7. Organigrama por puestos de la Unidad de Gestión de Proyectos (UGP) Coordinadora Administrativa Analista Analista Analista Fuente: Elab

53 A continuación, se presentan los resultados obtenidos en cada una de las etapas antes mencionadas. 7. Etapa de Diagnóstico La UGP, es una enti

54 Puesto Coordinadora Administrativa con las políticas establecidas por las instituciones involucradas. Responsabilidad  Elaborar y presen

55 La Unidad de Gestión de Proyectos (UGP), ha administrado alrededor de 25 proyectos desde su creación en 2006. A julio del 2011, se enc

56 3. Proceso de Ejecución del Recurso para el Proyecto. Conjunto de actividades que deben realizarse para usar los recursos financieros de

57 4. A partir de la publicación de resultados, los investigadores favorecidos, serán conocidos como Responsables Técnicos (RT). Su

58 2. Se elaboran los oficios correspondientes para solicitar la autorización de las autoridades de la Universidad Veracruzana para gestionar

59 3. El responsable técnico realiza la ejecución del recurso, mediante la expedición de cheques por parte del responsable administrativo,

60 7. Los proyectos que corresponden al Consejo Veracruzano de Ciencia y Tecnología (COVECYT) se someten a la revisión de un despacho conta

61 9. Etapa del Diseño Conceptual del Sistema En esta etapa se presenta la propuesta conceptual de la estructura de una base de datos que coadyuve a

INDICE DE FIGURAS Figura 1. Funciones de un sistema de información ... 6 Figu

62 9.2 Definición de los Usuarios Este mecanismo de gestión de información será utilizado por las integrantes que colaboran en las actividades admini

63 Figura 9. Diagrama del Proceso de Recepción del Proyecto CONVOCATORIA CONACYT Y COVECYTASIGNACIÓN EN LA UNIDAD DE GESTION DE PROYECTOSIMPRESIÓN

64 A continuación se describe de manera general y especifica , las actividades de las instancias responsables que realizan una actividad en el

65 RESPONSABLE ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN OBSERVACIONES La Responsable Administrativa Imprime El convenio de asignación de recursos del proyecto,

66 Figura 10. Diagrama de Gestión del Recurso Inicial para el Proyecto SOLICITA DEPÓSITO SOLICITAR APERTURA A LA SAFINICIASAF NOTIFICA AL BANCOAPERTU

67 A continuación, se presentan las actividades que se desarrollan en el Proceso del Recurso Inicial del Proyecto, como se explico en la tabla anter

68 RESPONSABLE ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN OBSERVACIONES Responsable Administrativa y Responsable Técnico Aperturan La cuenta bancaria asistiendo a BA

69 Figura 11. Diagrama del Proceso de Ejecución del Recurso para el Proyecto DIAGRAMA DE FLUJO 4. PROCESO DE EJECUCIÓN DEL RECURSO PARA EL PROYECTORE

70 De manera general, estas actividades indican las responsabilidades del Consejo y los responsables del proyecto, como puede observarse exist

71 RESPONSABLE ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN OBSERVACIONES La responsable Administrativa Expide Cheque al responsable técnico por la cantidad que so

Figura 30. Pantalla del Catálogo de Tipos de Proyectos ... 100 Figura 31. Pantalla del Ca

72 RESPONSABLE ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN OBSERVACIONES Registra Cada cheque que expide para realizar su captura contable. Existen formatos que sol

73 Figura 12. Diagrama del Proceso de Comprobación del Recurso del Proyecto REVISA LA FECHA DE CONCLUSIÓN DE LA ETAPARECIBE ESTADOS DE CUENTA BANCARI

74 La tabla 8 muestra la descripción de las Actividades del Proceso de Comprobación del Recurso que realiza la responsable administrativa, de

75 9.3.5 Diagrama de Gestión del Recurso por Etapas del Proyecto En la figura 13, se puede observar el proceso inicia con la solicitud de la factura

76 Como se observa en la tabla 9, se describe la organización de los documentos que integrarán la siguiente etapa del proyecto, con sus res

77 9.3.6 Diagrama de Finiquito del Recurso del Proyecto Por último, este diagrama inicia con el dictamen se liberación del informe técnico y financi

78 Por último, la tabla 10 describe las actividades que se realizan para liberar el proyecto ante el Consejo, indicando de manera deta

79 Figura 15. Relaciones de la Tabla de Datos del SIGEPI 30_Cuentas-FacturasPK,FK1,I3,I1 Cl_ProyPK,FK1,I1 Etapa_ProyPK,FK1,I1 Cl_CuentaPK Factura Do

80 9.4.1 Descripción General de las Tablas del Sistema El SIGEPI se encuentra creado por trece tablas que permitirán procesar y generar datos de la

81 6. 90_Proveedores (Datos del proveedor): Esta tabla contiene datos del proveedor (es) del proyecto, de los proyectos que se encuentren re

1 INTRODUCCIÓN GENERAL El presente trabajo recepcional presenta la propuesta conceptual de un sistema de información para la Unidad de Gestión de Pro

82 10. 30_Cuentas_Facturas (Datos de las facturas por cuenta): Esta tabla contiene la información de las facturas por cada cuenta del proyecto, de lo

83 13. 10_Etapas (Etapas del Proyecto): Esta tabla nos indicara el número de etapas que tendrá cada proyecto que se encuentre registrado en el sistem

84 9.6 Políticas del Sistema Administrativo de Gestión de Proyectos Es importante determinar las políticas que regirán el sistema, principalmente par

85 10. De manera semestral se realizarán revisiones del software de seguridad y actualizaciones del sistema, por el proveedor del sistema.

86 11. Propuesta de las Pantallas del SIGEPI En los puntos anteriores, se analizo la información sobre los seis grandes procesos que existen en la

87 11.1 Pantalla de Datos Generales del Proyecto La siguiente figura, muestra los Datos Generales del Proyecto, esta se encuentra compue

88 11.2 Pantalla para Captura de Proyectos Para realizar el registro de cada proyecto nuevo, en la parte inferior izquierda se encuentra una pestañ

89 11.3 Pantalla de las Ministraciones del Proyecto Como se ha venido mencionando, cada proyecto tiene asignadas etapas o ministraciones

90 11.4 Pantalla de la Captura de Ministraciones En la figura 20 se encuentran las ministraciones que tiene el proyecto, se captura la etapa a la qu

91 11.5 Pantalla de las Facturas Esta pantalla nos informa sobre las facturas que se han capturado durante cada etapa, detalla el número de la factu